Faktura Modul Dokumentation

Der Bestellstatus und seine Automatismen
Dokumentenerstellung

Der Bestellstatus und seine Automatismen

Über den Bestellstatus werden die wichtigsten Dinge geregelt. Sie legen damit Ihre Prozesse an, was mit einer Bestellung z.B. passieren soll, wenn ein bestimmter Status aktiviert wird.

1. Zuweisung der Bestellung zu einem Status

Um einen Anfang zu finden, damit die Bestellung weiss, wohin sie geht, wird dies an der Zahlungsart fest gemacht.
Dazu gehen Sie in Versand -> Zahlungsart / Übersicht auf eine beliebige Zahlungsart und klicken auf editieren. Unter dem Reiter "Zusatzoptionen" finden Sie die Auswahlbox "Aktivierter Bestellstatus", mit dem Sie der Bestellung sagen können, dass Sie bei dieser Zahlungsart in diesen Status verschoben wird. Weiterhin können Sie die Bestellung darunter in der Checkbox "Als bezahlt makieren" wie der Name schon sagt automatisch als bezahlt definieren, was z.B. für Paypal oder Kreditkarte Sinn macht.

2. Bestellstatus anlegen/editieren und Aktionstatus zuweisen

Wenn Sie in der Faktura sind, dann gehen Sie links unten auf Bestellstatus. Dort sehen Sie die komplette Übersicht der Status.
Sie können dort einen neuen Status anlegen oder editieren, siehe Bild 2.
Dort tragen Sie den Statusnamen ein, den Sie dann in der linken Navigation sehen sowie z.B. den, den der Kunde in seinem Konto sieht. Sie können den Status als Standard definieren, was auf jeden Fall bei einem Status gemacht werden muss, damit z.B. Handangelegte Bestellungen auch wissen, wo Sie zunächst hin gehören.

Der wichtigste Part sind aber die Einstellungen da drunter.
1. Der erlaubte Folgestatus gibt vor, was Sie mit einer Bestellung machen können, wenn Sie sie in dem jeweiligen Status bearbeiten. Dies bei bezahltem Status, der wie oben beschrieben aus der Zahlungsart oder noch unbezahlten Status. So können Sie z.B. sagen, dass eine eingegangene Bestellung auch in "Ware wartend" darf, da vielleicht der ein oder andere Artikel nicht gleich lieferbar ist.

2. "Folgende Aktionen bei Aktivierung dieses Status durchführen" ist der zweite wichtige Schritt. Hier legen Sie fest, was passiert, wenn eine Bestellung einen bestimmten Status betritt. So z.B. kann dann automatisch die Rechnung erstellt werden, eine Versandbestätitung versandt werden oder die Lagerbestände reduzieren.

3. Die Zahlungserinnerung, nicht zu verwechseln mit dem Mahnwesen. Hier handelt es sich einfach um eine freundliche Erinnerung beispielsweise für Vorkasse Zahlungen. Im Endkundenbereich muss dieser nicht überweisen, Sie können daher einfach nach einer gewissen Zeit eine freundliche Erinnerung schreiben lassen. Den Text dazu können Sie links in der Navigation unter Bestellstatus bei "Vorkasse Erinnerung" festlegen.

Wichtiger Hinweis: Es gibt zwei Lagerbestände, den Bestelllagerbestand sowie den Lagerbestand. Hierbei ist der Bestelllagerbestand ein virtueller Abzug des Bestandes, obwohl noch nichts real versand sein muss. Somit kann man sich einen Überblick verschaffen, was noch am Lager sein könnte. Der Lagerbestand ist der reale Bestand. Bei der Pflege müssen beide Bestände gleich sein.
In den Bestellstatus muss darauf geachtet werden, das der Bestelllagerabzug überall dort stattfindet, wo eine Bestellung als erstes in den jeweiligen Status kommen kann. Ebenso muss überall dort der Lagerbestandsabzug statt finden, wo die Bestellung als Versand oder abgeschlossen makiert wird.
Keine Angst, der Abzug findet nur ein mal statt, auch wenn die Bestellung mehrere Status durchläuft, wo es diese Definition gibt. Dies gilt auch für Mails oder Rechnungserstellungen.

Dokumentenerstellung

Mit der Faktura ist es möglich, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen, Gutschriften und Angebote als PDFs zu erstellen. Stornos sind in HTML.

1. Rechnungen, Lieferscheine, Stornos, Mahnungen

Gehen Sie in einen beliebigen Status, worin noch keine Dokumente erstellt worden sind und klicken Sie auf Bestellung bearbeiten. Sie sehen dort die Bestellung in Ihren einzelnen Elementen. Mit Klick auf das RE oder LI Symbol wird die PDF erstellt. Diese können sie sofort öffnen. Ebenfalls wird Sie als Datei auf dem Server abgelegt für die Archivierung.

Eine Bestellung auf Rechnung möchte auch angemahnt werden, wenn Sie nicht bezahlt wird.
Dies können Sie auch automatisieren. Gehen Sie dazu in der Faktura links in der Navigation auf Einstellungen / Mahnung. Sie sehen dort als erstes, nach wie viel Tagen die Rechnung überfällig ist. Hier tragen Sie die Tage ein ab der Erstellung der Rechnung, nicht nach dem Zahlungsziel.
Als nächstes setzen Sie den Bestellstatus fest, in welchen Status die Bestellung gehen soll, damit man einen Überblick behält, was schon angemahnt wurde. Daneben ist die Checkbox, mit der Sie sagen können, dass bei überschreiten der Tage eine Mail mit PDFMahnung verschickt werden soll.
Darunter wiederum können Sie den Text festlegen aber Achtung, bisher ist leider nur eine Zeile möglich.
Das ganze können Sie dann auch für eine zweite Mahnung wiederholen.

Ist eine Bestellung abgeschlossen, können Sie diese auch stornieren, entweder als ganze Bestellung oder nur verschiedene Artikel. Dies geschieht ebenfalls in Bestellung bearbeiten. Wichtig, dazu muss der Status Stornierung auswählbar sein, um die Bestellung komplett stornieren zu können. Wählen Sie dann den Status Stornieren aus unter dem Dropdown mit der Bezeichnung "Neuen Status wählen", es erscheint eine kleine Textbox, wo Sie die Begründung eingeben können. Bei klick auf wechseln wird die Bestellung in den Status geschoben inkl. der Information.
Wollen Sie nur Artikel stornieren, dann klicken Sie einfach in der gleichen Ansicht unter Bestellung bearbeiten auf das rote Kreuz, es öffnet sich ebenfalls eine kleine Box, wo Sie Infos eintragen können. Nach der Bestätigung taucht der Artikel unter der normalen Artikelliste als storniert auf. Ebenso können Sie wiederum eine HTML Variante des Stornos anschauen.

Bei einem Storno wird der Bestand auch wieder zurück gesetzt.
Aber denken Sie daran, zu einem Storno gehört dann auch die Gutschrift, wozu wir nun kommen.

2. Gutschriften

Eine Gutschrift können Sie aus zwei Situationen erstellen. Zum einen aus einer Bestellung, die abgeschlossen ist oder eine manuelle Gutschrift aus dem Navigationslink "Gutschrift erstellen".
Die Gutschrift bearbeiten sieht fast genauso aus wie Bestellung bearbeiten. Sie können auch dort Artikel hinzufügen oder löschen sowie Preise hinzufügen.
Um die Gutschrift zu erstellen, gehen Sie einfach auf "abschliessen" und die Gutschrift wird erstellt.
Gutschriften haben keinen Bezug zum Lagerbestand, sie sind reine Dokumente zum Nachweis für das Finanzamt.

3. Angebote

Angebote ähnelt der Bestellung und Sie können auch hier verschiedene Status anlegen wie oben beschrieben bei der Bestellung und diese dann zuweisen.
Angebote bearbeiten ist ebenso wie eine Bestellung aufgebaut und Sie können Artikel hinzufügen oder löschen.
Haben Sie das Angebot erstellt, können Sie dies Ihrem Kunden manuell schicken. Über das System geht dies noch nicht, Sie können aber bei einem Statuswechsel das Versanddatum setzen lassen.
Nimmt der Kunde es an oder lehnt es ab, können Sie auch dies mit dem jeweiligen Status fest setzen. Ferner können Sie wie auch bei den Bestellstatusaktionen beschrieben diese automatisieren, dabei auch eine Bestellung generieren, wenn der Kunde diese annimmt. Für die Bestellstatuseigenschafteneinstellungen schauen Sie bitte oben, da dies gleich ist.